Małej firmy korzystającej z gotowych narzędzi AI dotyczą dziś dwa przepisy AI Actu: obowiązek zapewnienia kompetencji AI u pracowników, który obowiązuje od lutego 2025, oraz obowiązek przejrzystości, czyli informowania ludzi, że rozmawiają z automatem, który obowiązuje od 2 sierpnia 2026.
Cała reszta, o której najgłośniej się mówi, albo Waszej firmy nie dotyczy, albo zaczyna obowiązywać dopiero w grudniu 2027 roku.
To zdanie warto przeczytać dwa razy, bo w tej kolejności rzeczy są dokładnie odwrotnie, niż sugeruje większość nagłówków. Poniżej wyjaśniamy, co się zmieniło i dlaczego akurat teraz.
Zastrzeżenie: to opracowanie praktyczne, nie porada prawna.
Czy AI Act w ogóle dotyczy mojej firmy?
Jeżeli ktokolwiek u Was używa narzędzia opartego na AI do pracy - tak. Nie ma progu wielkości ani wyłączenia dla małych firm.
Znaczenie ma natomiast rola. AI Act inaczej traktuje dostawcę , czyli tego, kto system tworzy i wprowadza na rynek, a inaczej podmiot stosujący , czyli firmę, która wdraża gotowe narzędzie u siebie.
Zdecydowana większość małych firm jest podmiotem stosującym. Kupujecie narzędzie, wpinacie je w swój proces i tyle. To rola z wyraźnie lżejszymi obowiązkami, ale nie z zerowymi - i właśnie ta różnica jest w tekstach o AI Akcie najczęściej zacierana.
Uwaga na jeden przypadek: jeżeli budujecie własne narzędzie i udostępniacie je pod swoją marką klientom, przestajecie być tylko podmiotem stosującym.
Co obowiązuje już teraz, a co dopiero za rok?
Część terminów przesunął pakiet zmian nazywany Digital Omnibus. Parlament Europejski poparł go 16 czerwca 2026, Rada Unii Europejskiej zatwierdziła 29 czerwca 2026, a w życie wszedł pod koniec lipca 2026.
Stan na dziś wygląda tak:
- 2 lutego 2025 - zakaz praktyk niedopuszczalnych oraz obowiązek kompetencji AI. Obowiązuje, nie został przesunięty
- 2 sierpnia 2025 - obowiązki dla modeli ogólnego przeznaczenia. Dotyczą dostawców modeli, nie Waszej firmy
- 2 sierpnia 2026 - obowiązki przejrzystości. Obowiązują, nie zostały przesunięte
- 2 grudnia 2026 - koniec okresu przejściowego na maszynowe oznaczanie treści przez systemy działające przed sierpniem 2026
- 2 grudnia 2027 - obowiązki dla samodzielnych systemów wysokiego ryzyka z załącznika III. Przesunięte z sierpnia 2026 , czyli o szesnaście miesięcy
- 2 sierpnia 2028 - systemy wysokiego ryzyka wbudowane w produkty regulowane
Najważniejszy wniosek: przesunięcie objęło rzeczy, które budzą największy strach, a nie objęło tych dwóch, które dotyczą wszystkich. Rekrutacja, ocena pracowników czy ocena zdolności kredytowej to załącznik III, więc grudzień 2027. Obowiązek szkolenia ludzi i obowiązek przedstawiania się przez chatbota zostały tam, gdzie były.
Czym jest obowiązek kompetencji AI?
To wymóg, żeby osoby, które w Waszym imieniu korzystają z narzędzi AI, rozumiały, czego używają. Obowiązuje od lutego 2025 i jest najczęściej przeoczanym przepisem całego AI Actu.
Dotyczy każdej organizacji, w której pracownicy używają AI do pracy. Także wtedy, gdy korzystają z popularnego czatu na prywatnym koncie, i także wtedy, gdy funkcja AI jest wbudowana w CRM albo w pocztę i nikt nawet nie nazywa jej sztuczną inteligencją.
Przepis nie określa liczby godzin ani programu szkolenia. Wymaga poziomu odpowiedniego do rodzaju systemów, sposobu ich używania i roli pracownika. Handlowiec korzystający z podpowiedzi w mailach potrzebuje czegoś innego niż osoba, która ustawia automatyzacje.
W praktyce wystarczy zwykle jedno krótkie szkolenie i spisana zasada korzystania z narzędzi. Kluczowe jest to, żeby został po tym ślad : lista uczestników, data, zakres. Formalny certyfikat nie jest wymagany, ale w razie incydentu organ nadzoru zapyta, czy ludzie byli przygotowani, a brak jakiejkolwiek dokumentacji jest wtedy trudny do obrony.
Czy mój chatbot musi się przedstawiać?
Tak, od 2 sierpnia 2026. System AI przeznaczony do bezpośredniej interakcji z człowiekiem musi być zaprojektowany tak, żeby ten człowiek wiedział, że ma do czynienia z automatem.
Wyjątek dotyczy sytuacji, w której jest to oczywiste dla rozsądnie zorientowanej osoby w danych okolicznościach. Nie warto na nim opierać strategii - jedno zdanie w powitaniu kosztuje mniej niż spór o to, co było oczywiste.
Drugi obowiązek dotyczy treści generowanych przez AI: dźwięku, obrazu, wideo i części tekstów. Mają być oznaczane w sposób odczytywalny maszynowo. Systemy działające przed 2 sierpnia 2026 mają na to czas do 2 grudnia 2026.
To najprostszy do spełnienia obowiązek z całego zestawu i jednocześnie ten, który najłatwiej sprawdzić z zewnątrz. Wystarczy wejść na stronę firmy.
Jakie kary grożą?
Za naruszenie obowiązków omawianych w tym tekście - do 15 milionów euro albo 3 procent światowego rocznego obrotu, w zależności od tego, która kwota jest wyższa. Za praktyki zakazane stawki są jeszcze wyższe.
Dla małych i średnich przedsiębiorstw przewidziano proporcjonalnie niższe pułapy, więc powyższe liczby nie są tym, czego realnie może spodziewać się firma zatrudniająca dwadzieścia osób. Warto je traktować raczej jako sygnał, że to nie jest regulacja, którą da się przeczekać.
Kto to kontroluje w Polsce?
Krajowym organem nadzoru będzie Komisja Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji , w skrócie KRiBSI, powołana ustawą o systemach sztucznej inteligencji, która weszła w życie w sierpniu 2026.
Jest to organ kolegialny, złożony z przedstawicieli Prezesa UOKiK, Komisji Nadzoru Finansowego, Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji oraz Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej. Przewodniczący ma zostać powołany w październiku 2026, a Komisja rozpocząć prace w listopadzie 2026.
Ustawa przewiduje także piaskownice regulacyjne i możliwość uzyskania opinii w indywidualnej sprawie. To rozwiązania pomyślane raczej dla firm budujących własne systemy niż dla typowego użytkownika gotowych narzędzi.
Od czego zacząć?
Od trzech rzeczy, w tej kolejności. Żadna nie wymaga prawnika ani budżetu.
- Spisz, gdzie w firmie już dziś używa się AI. Nie tylko czaty, ale też funkcje wbudowane w narzędzia, z których korzystacie. Prawie zawsze wychodzi więcej miejsc, niż ktokolwiek zakładał
- Przeszkol ludzi i zostaw po tym ślad. Godzina spotkania, spisany zakres, lista obecności. To realizuje obowiązek, który obowiązuje od półtora roku
- Sprawdź, czy cokolwiek u Was rozmawia z ludźmi. Jeżeli tak, dopisz zdanie, że to automat
Dopiero po tych trzech krokach ma sens rozmowa o czymkolwiek dalszym. Jeżeli planujecie coś z obszaru rekrutacji, oceny pracowników albo oceny zdolności kredytowej, macie czas do grudnia 2027 - ale to jest właśnie ten obszar, w którym warto zacząć planować wcześnie.
Ten spis jest częścią naszego audytu. Jeżeli chcecie zacząć od rozmowy, bezpłatna konsultacja online trwa do 90 minut.